Políticas de Tratamiento de la Información

Lewin & Wills Abogados Ltda. (en adelante “Lewin & Wills” o “la firma”) ha establecido la presente Política de Tratamiento de la Información con el propósito de dar cumplimiento a la legislación vigente en la materia (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013) y de manejar los datos personales entregados por sus clientes con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la protección del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.

Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los empleados de Lewin & Wills, así como para los contratistas y terceros que obren en nombre de la firma. Todos los empleados de Lewin & Wills deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones.

Por medio del presente documento ponemos en su conocimiento (i) el tratamiento al cual, en virtud de la autorización otorgada por usted, serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo, (ii) los derechos que le asisten como titular de los datos, (iii) la información de contacto de la persona responsable al interior de Lewin & Wills de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización, y (iv) el procedimiento para ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

(i) El tratamiento y su finalidad

En desarrollo de sus actividades Lewin & Wills realiza tratamiento de datos personales, es decir, recolecta, almacena, usa, transmite y en ciertos casos transfiere a terceros países, los datos personales que sus clientes le han proveído libre y voluntariamente. Lo anterior se hace con los siguientes propósitos:

  1. Cumplir con las obligaciones que en virtud de contratos de prestación de servicios Lewin & Wills adquiere con sus clientes.
  2. Enviar información, en nombre de sus clientes, a entidades públicas o privadas, cuando esto haya sido solicitado previamente por el cliente.
  3. Informar a sus clientes y colegas acerca de novedades normativas y jurisprudenciales en temas de su interés.
  4. Enviar a sus clientes información relativa a los servicios que presta la firma.
  5. Solicitar al cliente que evalúe la calidad del servicio prestado por Lewin & Wills.
  6. Llevar a cabo procesos administrativos al interior de la firma, con el fin de clasificar y archivar la información de cada cliente.
  7. Elaborar estudios al interior de la firma, con el fin de desarrollar servicios personalizados, de acuerdo con las características específicas de cada cliente.
  8. Registrar los datos de los clientes en bases de datos que permitan organizar la información de forma eficiente.
  9. Dar cumplimiento a las obligaciones legales o regulatorias que sean aplicables, incluyendo las relacionadas con la prevención del fraude, el lavado de dinero y el terrorismo.
  10. Cualquier otro que sea conveniente o pertinente para la debida y eficiente ejecución de contratos celebrados con sus clientes.


(ii) Los derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular, es decir, persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de Lewin & Wills, usted tiene, y puede ejercer en cualquier momento, los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la persona encargada al interior de Lewin & Wills. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Lewin & Wills, salvo cuando dicha autorización se encuentre expresamente exceptuada como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por la persona encargada al interior de Lewin & Wills, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y/o en el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento Lewin & Wills ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
  6. El Titular también podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier momento, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo de Lewin & Wills.
  7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

(iii) Persona responsable al interior de Lewin & Wills

Al interior de Lewin & Wills, se ha designado como persona encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos a Gloria Amparo Castrillón, cuyos datos de contacto son los siguientes:


Teléfono:
3125577
Dirección física: Calle 72 No. 4-03
Dirección de correo electrónico: gcastrillon@lewinywills.com

Ante esta persona, usted puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización.


(iv) Procedimiento para ejercer sus derechos

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013:

  • El Titular, quien deberá acreditar su identidad
  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Un tercero por estipulación a favor de otro o para otro.

Para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización usted deberá contactar a la persona encargada, por escrito, según lo establecido en el punto anterior. Adicionalmente, de acuerdo con lo establecido en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a formular consultas y reclamos, para lo cual se deberá llevar a cabo el procedimiento que se explica a continuación.

Si se trata de una consulta, la misma será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Ahora bien, en caso de querer manifestar un reclamo, el mismo se deberá formular mediante solicitud que deberá presentar por escrito y deberá estar dirigida a la persona encargada, según lo expuesto en el punto anterior. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

En el reclamo se debe incluir su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si requiere cualquier información adicional no dude en hacérnoslo saber.

Lewin & Wills Abogados Ltda

Domicilio:  Bogotá D.C.
Dirección:  Calle 72 No. 4-03
Teléfono: 3125577

Correo Electrónico: gcastrillon@lewinywills.com

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